文档加密软件，由于其可以更好的保护公司相应的重要文件、数据等，目前已经被大面积使用，几乎很多小企业单位也开始用上了文档加密软件。然而，不得不说的是，对于公司的文档加密软件，它不仅仅是给公司的数据设置了一个密码，上了一个锁。更重要的还有一点，便是它可以进行相关的分组与分级设置，这一功能往往还可以有效地防止已辞职员工或者是公司内部员工导致的机密文件泄露事件。

对于文档加密软件的分组与分级功能，往往会先涉及到一个权限问题，也就是说，它可以进行分组分级设置，可以分为不同的分支机构与部门，同时还对各自的密钥也进行一定的区分，从而让公司的各个部门所在的不同组实现相对的独立性，因此，外组的成员将无权干涉其他成员及其信息。以此类推，对于各个部门，也可以在软件继续进行分组，将不同的部门分开，这样即使在做交接工作的时候，也需要通过多组的密钥才能进行，这样做也更有利于保护公司重要的文件信息。

此外，对于公司绝对机密的文件或者工作，我们可以对软件进行一些不加密组的设置。也就是说，让其可以在不加密的情况下也可以继续工作。一般安排特权组下的部分成员，让其可以通过邮件外发解密，以及进行U盘读写解密等等一些特殊的操作。 同时对于已离职的员工或者是危险员工也可以进行相应的设置，但目的是为了隔离，限制其对公司一些重要文件的读写等操作功能。如此，还可以有助于保护公司重要资料不被内部员工泄露等。

那么对于软件的分级功能又是怎样的呢?跟名字一样，级别之分，言下之意便是，上级领导层可以查看下级文件，而下级成员却无法查看领导资料的一个权限设置。